W 2021 roku zdecydowana większość systemów rejestracji czasu pracy ewoluowała w kierunku automatyzacji ewidencji oraz rozwiązań chmurowych. Dzisiaj pracownicy działów HR starają się zredukować pracochłonność przy rozliczaniu rzeczywiście przepracowanego czasu, w sytuacji   rosnących wymagań organizacyjnych i przepisów.

Jednak w dobie zaostrzającej się konkurencji, to już nie wystarcza. Postępująca cyfryzacja pomaga, ale jej standardowe rozwiązania w dużej mierze wciąż nie rozwiązują aktualnych problemów, z którymi borykają się pracodawcy i ich służby. Nieuzasadnione nadgodziny, przestoje, zbyt wolno rosnąca wydajność, to wciąż zmora większości średnich oraz dużych przedsiębiorstw produkcyjnych i logistycznych. Dochodzą do tego jeszcze zmiany charakteru i miejsca pracy: w terenie, pracy zdalnej, oddelegowania oraz zmienność trybu pracy w halach i biurach. One wszystkie sprawiają, że zaczyna kuleć nie tylko elastyczność organizacyjna w przedsiębiorstwie, ale też efektywność wyników pracy. Konsekwencją spadającego wykorzystania maszyn i pracowników, jest pogorszenie obsługi klientów.

Jak temu zaradzić w dobie dynamicznych zmian otoczenia gospodarczego, uwarunkowań pandemicznych, a przede wszystkim rosnącym oczekiwań klientów i samych pracowników?

Mogą w tym wydatnie pomóc najnowsze i sprawdzone rozwiązania RPP (Rejestracji Przebiegu Pracy), które są bardziej wszechstronną wersją dotychczasowych systemów RCP (Rejestracji Czasu Pracy). Jedno z pierwszych, powstało dwa lata temu. To polski system IT bazujący na inteligentnej karcie pracownika oraz Internecie rzeczy (IoT). W sposób automatyczny i na bieżąco dostarcza informacji, dzięki którym już nie tylko rozlicza się indywidualnie czas pracy, ale jej przebieg. Potrafi dostarczać informacji od pojedynczego pracownika po całe zakłady i jego filie. W ten sposób można na bieżąco uzyskiwać informację o realizacji pracy, jej miejscu wykonania, charakterze, przemieszczaniu się oraz co ważne – na ich podstawie przebiegu procesu pracy. To już zmiana jakościowa. Dzięki takiemu systemowi posiada się aktualny i obiektywny obraz spożytkowania zarówno potencjału pracowniczego, jak również organizacyjnego.

Co to oznacza?

Dzięki takiemu narzędziu można zarządzać organizacją pracy w zakładzie, w terenie i na bieżąco reagować na potrzeby klienta eliminując zakłócenia. A to stwarza warunki do uzyskania przewagi konkurencyjnej.   

Dzięki bogatemu zakresowi funkcjonalności, można nie tylko zautomatyzować proces ewidencji czasu pracy, ale wpływać przykładowo na redukcję nieplanowanych przestojów, nieuzasadnionych nadgodzin, motywować oczekiwane zachowania pracownicze, czy redukować koszty. Bezdotykowo dbając przy tym o bezpieczeństwo i higienę pracy.

Ilustrując problem: źle wykorzystany czas pracy to nie tylko problem organizacyjny, ale i duże koszty. Z powodu marnotrawstwa tego czasu, firma zatrudniająca 500 osób może stracić rocznie ponad milion złotych.

Potwierdziły to wyniki z zastosowania znanego mi systemu RPP na podstawie zachowań pracowników w kilku dużych firmach logistycznych i produkcyjnych, gdzie system ten zastosowano. Przykładowo, dzięki niemu zaoszczędzano do 80% nieefektywnego czasu poświęcanego głównie na przerwy papierosowe, załatwianie prywatnych spraw poza terenem firmy, posiłki, wcześniejsze wyjścia do domu. W badaniu brano pod uwagę jedynie czas, w którym pracownik powinien poświęcić pracy. Wyłączono z nich przerwy przysługujące zatrudnionym ustawowo. Poza tym dochodzą jeszcze koszty często nieuprawnionych nadgodzin i nieplanowany czas przestojów.

W systemie istnieją również ważne funkcjonalności jak nadzoru spełnienia wymogów BHP (np. noszenia kasków ochronnych), komunikacji wewnętrznej (wysyłania zadań i potwierdzania ich wykonania), czy wspomagania systemów motywacyjnych.

http://softmaster.pl/system-rpp

System typu Rejestracji Przebiegu Pracy, doskonalszy od typu Rejestracji Czasu Pracy, najlepiej sprawdza się przy zatrudnieniu ponad stu pracowników. Bo wówczas najefektywniej i najszybciej można uzyskiwać redukcję istotnych zakłóceń indywidualnych i zbiorowych czasu pracy.

Znajomość jej przebiegu buduje obiektywną ocenę pracy pracownika, co wykorzystane organizacyjnie i motywacyjnie, pozwoli na utrzymanie najlepszych pracowników. Pozwala pośrednio ocenić predyspozycje pracownika na danym stanowisku i przesunąć go na bardziej dostosowane do wzajemnych oczekiwań. Chroni się w ten sposób cenny kapitał ludzki przed zmniejszeniem jego potencjału, a nawet utraty.

Zapraszamy do konsultacji w zakresie szczegółów zastosowania u siebie tego rozwiązania.